Month: February 2022

Outlook: Set an automatic out-of-office message with Power automate

Credits

FEMKE CORNELISSEN

This article has been translated from the original Dutch version published by Femke Cornelissen in to English, with an explicit and upfront consent of Femke (find her on LinkedIn).

Original article in Dutch

You can find the original article here: https://femkecornelissen.com/2022/02/23/afwezigheid-automatisch-instellen-via-power-automate/.

Except from the original Dutch content, also some Dutch screenshots have been replaced with an English version. And some extra notes are added for clarity.

Additional information

Power Automate is part of M365 license. More information here: https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/power-automate-licensing/types

Set an automatic out-of-office message with Power automate

You got a day off and you forgot to turn on your out-of-office (OOF) assistant in Outlook. Pretty recognizable, right?

With the out-of-office message, people who send you an email see that you are absent. But in addition, this is of course also reflected in Microsoft Teams. When you try to contact someone, there is a notification or you can recognize it by the presence icon of the profile picture in the chat.

It’s quite interesting that this process is quite easy to automate with Power Automate. When I’m OOF is set in my calendar, the next step (in this case, turn on absence) must be performed.

Shall we walk through it together?

Steps

You go to https://flow.microsoft.com/ where you land in (M365) Power Automate.

Then click the create button.

Opt for an automated cloud flow.  We’re going to make sure when something is on your calendar, something happens.

Create > Automated cloud flow

Choose a flow name (like for example “Automatic out of office”)

Define flow name

At the trigger, choose “When an upcoming event is starting soon (V3)” and then click Create.

Select: When an upcoming event is starting soon (V3)

When the flow is created, make sure your calendar is selected.

Select your calendar

Then click new step.

Choose “Condition” or find the option conditions and then select it.

Condition Selection

For example, the condition can be the triggers that indicate that you are free or unreachable.

[Note, this can be a certain word in the subject, or an event type. Femke’s example is using a marker word in the subject. ]

Set condition type and options

Then you have the following two options:

  • With YES you indication which actions must be executed.
  • At NO, nothing happens (in our case)
Yes/No condition options

We’re going to add an action to the “If yes” clause.

You choose the action “Set up automatc replies (V2)

Automatic replies

[Make sure to set the start and end date of your appointment, as this will set the OOF start and end time too…]

You can copy the following data, but of course make it a personal text.

[Note: a white line, or break line must be set in HTML tag <br>]

You can click save in the top right corner and you’re done!

Now you never have to turn on your absence again, but this happens automatically. Handy, right?

Credits & original article: https://femkecornelissen.com/2022/02/23/afwezigheid-automatisch-instellen-via-power-automate/ by FEMKE CORNELISSEN

Cadeautje! #MinistryofPrivacy Magazine n°3 – data brokers kweken nog steeds ongemerkt uw persoonlijke data

Afgelopen week werd het 3e nummer van het #MinistryofPrivacy gepubliceerd.

De nieuwe editie pakt opnieuw uit met interessante bijdragen van Ruben De Smet (met co-auteurs Thibaut Vandervelden, Kris Steenhaut en An Braeken), Koen Vervloesem, Arthur Zeeuw, Olivier Sustronck, Arno Jansen, Liesbet Demasure en mezelf.

In totaal 36 pagina’s artikels met volgende onderwerpen:

  • Voorwoord door Matthias Dobbelaere-Welvaert
  • End-to-end encryptie is niet het einde – Ruben De Smet
  • De Tandeloze Identiteit – Arthur Zeeuw
  • Hoe GDPR-conform is ‘The Squid Game’? – Olivier Sustronck
  • Voorstelling board member: Redona Ukshinaj
  • Pegasus in Europa. Een blijver? – Arno Jansen
  • Kort privacynieuws
  • GDPR killed the direct-marketing star- Peter Geelen
  • “Datamacht en tegenkracht” – Koen Vervloesem
  • Voorstelling board member: William Leemans
  • 2022, het jaar van cybersecurity. Niet? – Liesbet Demasure

Het magazine sluit af met een echte gloednieuwe cartoon van privacymakker Lectrr!

Leden kunnen het 3e nummer van het #MinistryofPrivacy lezen en ook downloaden.

Mijn artikel mag ik je alvast cadeau doen… download link onderaan dit artikel.

Korte samenvatting van m’n artikel

  • Bedrijfsdata, persoonlijke data of niet-persoonlijke data?
  • Wat is direct marketing?
  • Wat zijn data brokers?
  • Wat is het nadeel van het gebruik van onpersoonlijke bedrijfsdata voor data brokers?
  • Wat wordt er eigenlijk verwacht van een verwerkingsverantwoordelijke als ze persoonlijke data verzamelen?
  • En wat doen data brokers en direct marketing bedrijven in de praktijk?
  • Waarom is dat belangrijk voor jou?
  • Nog even wat praktische bedenkingen…
  • Wat kan (of moet) je nu zelf aan doen om misbruik tegen te gaan?

Referenties

Meer info over misbruik van KBO data voor direct marketing

Hoe zit dat met data brokers, direct marketing en KBO? Is dat legaal? En is dat nu GDPR of niet? Hoe aanpakken?

Download van m’n Ministry of Privacy artikel

Je kan m’n artikel alvast hier downloaden in PDF formaat om ‘t offline te lezen:

MoP Magazine nr 3 – Artikel Peter Geelen