Schakel die ontvangstbevestiging van mail alvast uit (in #Microsoft #Outlook, outlook.com, Outlook web en andere mail apps)

Deze week is er een aanpassing van het Belgische Wetboek uitgevoerd, die het eindelijk mogelijk maakt om via email kennisgeving te doen… zodat je via elektronische mail rechtsgeldige verzending zou moeten kunnen doen.
Zou…

Want het is misschien wel een grote stap vooruit in de rechtsspraak… maar waarom zou je de tegenpartij moedwillig in de kaart willen spelen?
In het ergste geval zou je dus ZELF het bewijs gaan leveren aan de tegenpartij…

Is dat nu wel een goed idee?
Ik denk het niet…

Dus zoals het artikel in de Tijd over deze wetsaanpassing al aangeeft…

 ‘Als blijkt dat u de mail gelezen heeft, door te antwoorden of via een leesbevestiging, dan is de kennisgeving sowieso geldig gebeurd.’ Het voorgaande impliceert dat e-mailgebruikers maar beter voorzichtig met leesbevestigingen omspringen. Zonder leesbevestiging of antwoord is het nog altijd aan de verzender om te bewijzen dat de ontvanger de mail wel degelijk ontvangen of gelezen heeft.

Mieke Verplancke in De Tijd – door PETER VAN MALDEGEM 
17 augustus 2022

Maar hoe schakel je die ontvangstbevestiging van mail nu uit?

Voor enkele van de meest gebruikte mail programma’s geef ik je alvast de nodige stappen mee.
Voor alle duidelijkheid, veel van die stappen vind je al op ‘t internet, dus voor enkele programma’s geef ik wat pointers naar goeie artikels… kwestie van de mail niet opnieuw uit te vinden.

Mogelijk voeg ik er later nog wat extra mail programma’s toe aan het lijstje.. maar hier kan je al mee starten. Kijk maar even of je favoriete mail client er tussen zit… En anders nog wat opties helemaal achteraan dit artikel.

Disclaimer: ik heb zelf niet altijd de Nederlandstalige versie van de gebruikersomgeving, dus sommige referenties gebruiken Engelse termen, maar je komt er zo ook wel.

Ik heb de volgende mail clients alvast opgelijst

• Windows Mail app (Win10/11)
• Outlook.com (web)
• Microsoft 365 / Office 365 Outlook web
• Microsoft 365 / Office 365 Outlook client
• Outlook for Mobile Devices (Android)
• Apple
• GMail

Windows Mail app (Win 10)

Geen probleem, want er zijn geen opties in de Windows Mail app.
Dus als je opties wil, moet je een andere mail client zoeken, deze is te eenvoudig.

Outlook.com (web)

Zelf leesbevestiging vragen?

Njet, de Outlook.com web mail heeft die optie niet. (Wel via de Outlook voor Windows)

Leesbevestiging uitschakelen

Bron: https://support.microsoft.com/en-us/office/read-receipts-in-outlook-com-dc1b74ac-8578-469f-8894-82746e8e5aef

1. Selecteer Instellingen  > Alle Outlook-instellingen weergeven.
2. Selecteer E-mail > berichtafhandeling.
3. Kies onder Leesbevestigingenhoe u reageert op aanvragen voor leesbevestigingen.

Microsoft Outlook

Microsoft 365 / Office 365 online web versie

Bron: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/leesbevestigingen-in-outlook-web-e09af74d-3519-45fc-a680-37a538a92157

Het scherm is gelijkaardig aan de outlook.com versie…

Leesbevestiging uitschakelen doe je zo

Settings> Mail >Message Handling > Read Receipts

Microsoft 365 / Office 365 / Outlook v2016, v2019, … mail client

Leesbevestiging vragen (voor één mail of alle mail)

Zie dit Microsoft Support Artikel : https://support.microsoft.com/en-us/office/add-and-request-read-receipts-and-delivery-notifications-a34bf70a-4c2c-4461-b2a1-12e4a7a92141?WT.mc_id=ES-MVP-5002204

Leesbevestiging uitschakelen

Open je Outlook client, menu File (Bestand) > Selecteer de juiste mailbox (als je er meer dan één hebt) > Kies Options (Opties) > Mail > Tracking

Meer details alvast in deze interessante artikels (Engels)

• https://techcult.com/how-to-turn-outlook-email-read-receipt-on-off/, of
• https://www.lifewire.com/prevent-answering-read-receipt-requests-1173790

Outlook for Mobile Devices (Android)

Bron: https://answers.microsoft.com/en-us/outlook_com/forum/all/disable-read-receipts-in-outlook-for-android/eee5a248-935c-42da-9087-1487fa70b860

1. Open Outlook Web App(OWA).
2. Login op je mailbox (je moet onderstaande herhalen als je meerdere maiboxen hebt)
3. Kies Settings/Instellingen (View All Settings)
4. Kies General/Algemeen > Mobile Devices
5. Kies Don’t send read receipts for messages read on devices that use Exchange ActiveSync.

Apple

Houd er rekening mee dat de meeste instellingen voor het lezen van e-mails zich op het niveau van de e-mailtoepassing bevinden… het hangt er dus van af welke e-mailapp u op uw apparaat gebruikt.

Maar: “Apple Is Killing Email Read Receipts With a Single Popup” (https://medium.com/big-tech/apple-is-killing-email-read-receipts-like-entirely-14da5aa7fa75)

En ook:

• https://www.macworld.com/article/819138/email-read-receipts.html

Gmail

Google workspace (professional/enterprise)

How do I turn off automatic read receipts for my users?https://support.google.com/googlecloud/answer/10636687

Gmail web (gratis)

Geen opties voor ontvangstbevestiging bij verzenden of ontvangen.
[Opmerking, ik heb ze alvast niet gevonden, … als ze er zijn, laat gerust iets weten.]

En nog een paar andere mail clients

• GetMailBird: https://paradacreativa.es/en/how-to-disable-read-receipt-in-getmailbird/
• …

Nog andere artikels

• https://smallbiztrends.com/2022/06/how-to-turn-off-read-receipts.html

Note-to-self: #DPIA for cloud – reference material (focus on #Microsoft cloud)

In interesting set of reference material, that is regularly coming back in data protection, cybersecurity and information security discussions I lately had with peers and colleagues.
May you can use it too…

Feel free to provide some feedback yourself, if you know additional pointers I should add.

You know where to find me.

Change history

2022-04-27 14:00: Added EDPB announcement to references section

Governmental DPIAs

Netherlands

2018-12-06: DPIA on Microsoft Office 2016 & 365

https://iapp.org/news/a/dutch-government-commissioned-dpia-on-microsoft-office-pro-plus/

Direct download of PDF:

Click to access DPIA+Microsoft+Office+2016+and+365+-+20191105.pdf

2022-02-22: DPIA on Microsoft Office 365

https://www.dataguidance.com/news/netherlands-dutch-government-publishes-dpia-microsoft

Press release by Dutch Government:

2022-02-21 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/publicaties/2022/02/21/public-dpia-teams-onedrive-sharepoint-and-azure-ad

Publication of DPIA by Dutch Government

2022-02-21 : https://www.rijksoverheid.nl/documenten/publicaties/2022/02/21/public-dpia-teams-onedrive-sharepoint-and-azure-ad

Source: Beltug news https://www.beltug.be/news/7430/Dutch_government_publishes_DPIA_and_DTIA_for_Microsoft/

2022-02: The Dutch Ministry of Justice and Security requested an analysis of US legislation in relation to the GDPR and Schrems II by GreenburgTraurig.

Switzerland

In a recent article (In French) by ICT journal, the Canton of Zurich published a

https://www.ictjournal.ch/articles/2022-04-26/comment-le-canton-de-zurich-a-estime-le-risque-de-passer-sur-le-cloud-de

Research

Researchgate

Data Protection Impact Assessment (DPIA) for Cloud-Based Health Organizations

https://www.researchgate.net/publication/349882283_Data_Protection_Impact_Assessment_DPIA_for_Cloud-Based_Health_Organizations

Guidelines

CNIL

https://www.cnil.fr/en/tag/Privacy+Impact+Assessment+(PIA)

https://www.cnil.fr/en/guidelines-dpia

IAPP

https://iapp.org/news/a/guidance-for-a-cloud-migration-privacy-impact-assessment/

Templates

IAPP

https://iapp.org/resources/article/transfer-impact-assessment-templates/

Referring to:

IAPP Templates

• Cloud Computing: Risk Assessment of Lawful Access By Foreign Authorities
• EU SCC Transfer Impact Assessment (TIA)

Supplier references

Microsoft

Data Protection Impact Assessment for the GDPR

2021-11-17: https://docs.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/gdpr-data-protection-impact-assessments

Data Protection Impact Assessments: Guidance for Data Controllers Using Microsoft Professional Services

Part 1: Determining whether a DPIA is needed

https://docs.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/gdpr-dpia-prof-services?view=o365-worldwide#part-1–determining-whether-a-dpia-is-needed

Part 2: Contents of a DPIA

https://docs.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/gdpr-dpia-prof-services?view=o365-worldwide#part-2-contents-of-a-dpia

Download Customizable DPIA document

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=102398

(more to come, this article will be updated with additional references when necessary)

Other relevant references

EDPB (European Data Protection Board)

Launch of coordinated enforcement on use of cloud by public sector

https://edpb.europa.eu/news/news/2022/launch-coordinated-enforcement-use-cloud-public-sector_en

Data Compliance: Get it right the first time

Below is a short overview of the #Hexnode webinar, presented 2022-04-07 about data compliance.

The webinar recording is published at the Hexnode website (and embedded below).
And the PDF version of the slide deck is published in full color and B/W print version on Slideshare, see links below.

PPT version available on request (send me a DM on LinkedIN).

Data is the new oil…

Whatever business you run…

.. it won’t run without data:

• Business data
• Management data
• HR data
• Technical data
• Network data
• Personal data (PII)
• Communications
• Mail data 
• Financial data
• Operational data
• Intelligence
• Intellectual Property (IP)
• Ideas
• …

Other businesses want your data as well…

There is a massive growth of digital business:

• Direct marketing
• Data brokers
• Data Intelligence
• Data analytics
• Big data
• Artificial intelligence
• Machine learning
• Health care, research & development
• …

But also… the dark side wants your data.

And your data in the wrong hands.. is explosive.

Current state of crime

Company and user data, and personal data is an important target and leverage in cybercrime lik

• Phishing
• Ransomware
  • not only encryption
  • data leak extortion
• Reconnaissance & Hacking
• Data breaches 
• Biometric data
• Digital & Economical war
• …

Now the question is… How do YOU get in control?

You can’t simply lock up your data… because data needs to flow. (You want to use it…)

Data management essentials to get grip

Ask yourself: how much €$ can you spend to protect your data? To answer that question, you’ll need to get grip of some basic data management principles, in relation to security:

1. You can only protect what you know you have
2. Without an owner there is no protection
3. Nothing is stable, everything has a lifecycle

Data lifecycle

Data lifecycle

The start of the cycle is mostly

• short,
• easy to manage,
• low security risk. (if the creation fails… you have no data to keep under control)

The end of the cycle is mostly

• long, (there are various reasons why you need to keep the data for a while, eg in archive before you dispose of it..)
• difficult to manage (if the process fails, it’s difficult to track or keep under control)
• high security risk. (risk of losing ownership, risk of leakages, …)

What is risk?

Assets have

Vulnerabilities (weaknesses/properties) 

that can be exploited by 

Threats (activities)

with impact ($$ cost).

You need to balance the protection against the impact. You don’t want to over-spend or under-protect.

Your boss (or insurance, of CFO ) needs a budget, spreading cost over a year, or 2..3..4..5.

[Risk management is calculating impact over the rate of occurrence/frequency…]

How to get started

Know the external context

• International regulations (GDPR, …)
• National regulations (SOC, …)
• Sector regulations (PCI-DSS, ..)
• Contractual obligations
• Enterprise vs PII/personal data requirements

Know the internal context

• Know your business (what)
• Know your organization (organigram)
• Make an inventory of processes and interfaces
• Assign business ownership
  • For each process
  • For each asset

Know the processes

• Know the data flow 
• Know your sources (IN)
• Know the data processing
• Know your receivers (OUT)

Know the data in the processes

• Categorize your data – data types
  • Enterprise data
  • PII / Personal data (GDPR !)
  • Other ?

Categorization (define data classes)

• Sensitivity = linked to business impact
• Ask the owner : “What if data is …”
  • unavailable, 
  • changed,
  • destroyed,
  • leaked,
  • accessed unauthorized, illegally, unlawfully,
  • …

• Categorize your data sensitivity
  • Enterprise data, for example
  • Unclassified, Official, Restricted, Confidential, Secret, Top Secret (NATO) 
  • Public, Company internal, Confidential, Strictly confidential  
  • TLP RED, TLP Amber, TLB Green, TLP White (public)

Classification (apply the labels)

• Responsibility of owner
• Label all data
• Label containers if you can’t label the data
  • Folder or File share
  • Database
  • mailbox 
  •  …

Mind the lifecycle

• Get started
• Keep going
• Start over again
• Think about security when
  • creating new processes
  • changing processes
  • removing processes
  • recheck on a regular schedule (even when nothing changes)

Mind the business and legal requirements

• Accountability & Responsibility 
• Reporting & audit requirements (SOC I-II, …)
• Incident management requirements
• Data breach requirements (GDPR)
• Subject rights 
• …

Consequences of data management failure

• Financial loss
• Business loss
• Reputation loss 
• Contract SLA violation
• Regulatory violations
• Fines
• Prosecution
• Personal accountability
• …

Think about

• Direct and indirect impact
• Short term and long term impact
• How long can you survive a total breakdown?

TAKEAWAYS

• Manage enterprise data like personal data
• Keep the categories simple (<7)
• 3 TLP (Red–Amber–Green) + 2 categories (public + highly critical)
• Define and maintain ownership
• Involve everyone
• Evangelize internal & external stakeholders (incl. customers…)
• Lead by example

Use business best practices

• Use standards and frameworks
• ISO (international)
• NIST (US)
• ENISA (EU)
• COBIT (ISACA)
• …

Classification and labeling

• Force labeling
• Aim to classify everything
• Start with new data first
• Update labels when you change documents
• Set a default label for archived data that doesn’t change
• DO NOT set “public” as default

Think about the support processes

• Incident management (ISO 27035 & NIST)
• Data breach management (GDPR & other …)
• Business continuity (ISO22301)
• Disaster recovery

Questions

How to identify regulations you should follow?

• know and analyse the services you’re offering,
• where is your data stored?
• what kind of data you have (enterprise data, personal data, financial, …)
• identify the local, national, regional, international regulations of sector legislations that apply to your business (check partners/competition, sector representatives, …)
• …

Is there difference in regulation for small or large business?

• very limited impact of size of company…
• very likely some impact on financial and tax reporting,
• some legislation only apply in large scale operations (eg GDPR only requires a DPO for certain type of operations, …)

Best place to start for SME/SMB?

• ISO27001
• ISO27002:2022
• NIST: Small and Medium Business Resources
• ENISA guidelines for SME
• Digital SME (EU)
  • Freshly published: Essential controls for SMEs to protect user’s privacy and data and ensure GDPR compliance (based on new ISO27002): https://www.digitalsme.eu/new-sme-guide-on-information-security-controls/
  • Direct download of PDF: https://www.digitalsme.eu/digital/uploads/SME-ISC-Guide.pdf
  • And also: The ISO27001 standard made easy for SMEs: https://www.digitalsme.eu/new-sbs-guide-information-security-management-standard-iso27001-made-easy-smes/
  • Direct PDF access: https://www.digitalsme.eu/digital/uploads/SME-Guide-for-the-implementation-of-ISOIEC-27001-on-information-security-management.pdf

• Cyber Essentials (UK): https://www.ncsc.gov.uk/cyberessentials/overview
• Cyber Fundamentals (NL): https://cyberfundamentals.nl/
• Cyberessentials (CISA, US): https://www.cisa.gov/cyber-essentials

Webinar recording by Hexnode

Hexnode webinar

https://www.hexnode.com/events/webinars/data-compliance-get-it-right-the-first-time/

Presentations

Full color

Black/White print

#ICYMI, check these online fully accessible + freely downloadable ISO standards, relevant for information security, privacy & data protection

#ICYMI, In case you missed it.

Online freely accessible ISO standards

In the midst of the #COVID19 corona pandemic, the ISO (International Organization for Standardization) has unlocked free reading access to a bunch of relevant standards, including

• ISO 22301:2019, Security and resilience – Business continuity management systems –Requirements
• ISO 22316:2017, Security and resilience – Organizational resilience – Principles and attributes
• ISO 22320:2018, Security and resilience – Emergency management – Guidelines for incident management
• ISO 31000:2018, Risk management – Guidelines
• ISO 13485:2016, Medical devices — Quality management systems – Requirements for regulatory purposes

The general access page with all online, fully accessible standards can be found here: https://www.iso.org/covid19.

Important note:

• these standards are available online, but not downloadable (for legitimate downloads you need to purchase your copy in the ISO shop or with your national standards organisation)
• there is no guarantee for continued free access once the Covid pandemic is over, if ever. That’s the sole discretion of the ISO, of course.

Freely downloadable ISO standards

Next to the (temporary) free online access, there is also a set of standards you can download for free, no payment required.
See here: https://standards.iso.org/ittf/PubliclyAvailableStandards/

Short url to bookmark: https://ffwd2.me/FreeISO.

Check the interesting ISO standards (from the information security point of view) below

ISO27000 (Information security)

The ISO27001 vocabulary

ISO/IEC 27000:2018 EN – FR

5th

Information technology — Security techniques — Information security management systems — Overview and vocabulary

ISO/IEC JTC 1/SC 27

Privacy Framework (ISO29100)

ISO/IEC 29100:2011 EN – FR

1st

Information technology — Security techniques — Privacy framework

ISO/IEC JTC 1/SC 27

Cloud Computing Reference architecture

SO/IEC 17788:2014 EN	1st	Information technology — Cloud computing — Overview and vocabulary	ISO/IEC JTC 1/SC 38
ISO/IEC 17789:2014 EN	1st	Information technology — Cloud computing — Reference architecture	ISO/IEC JTC 1/SC 38

Cloud computing vocabulary

ISO/IEC 22123-1:2021 EN

1st

Information technology — Cloud computing — Part 1: Vocabulary

ISO/IEC JTC 1/SC 38

Cloud computing policy development

ISO/IEC TR 22678:2019 EN

1st

Information technology — Cloud computing — Guidance for policy development

ISO/IEC JTC 1/SC 38

Cloud Computing SLAs

ISO/IEC 19086-1:2016 EN	1st	Information technology — Cloud computing — Service level agreement (SLA) framework — Part 1: Overview and concepts	ISO/IEC JTC 1/SC 38
ISO/IEC 19086-2:2018 EN	1st	Cloud computing — Service level agreement (SLA) framework — Part 2: Metric model	ISO/IEC JTC 1/SC 38

Common Criteria (ISO 15408)

ISO/IEC 15408-1:2009 EN – FR	3rd	Information technology — Security techniques — Evaluation criteria for IT security — Part 1: Introduction and general model	ISO/IEC JTC 1/SC 27
ISO/IEC 15408-2:2008 EN – FR	3rd	Information technology — Security techniques — Evaluation criteria for IT security — Part 2: Security functional components	ISO/IEC JTC 1/SC 27
ISO/IEC 15408-3:2008 EN – FR	3rd	Information technology — Security techniques — Evaluation criteria for IT security — Part 3: Security assurance components	ISO/IEC JTC 1/SC 27

Identity management

ISO/IEC 24760-1:2019 EN – FR

2nd

IT Security and Privacy — A framework for identity management — Part 1: Terminology and concepts

ISO/IEC JTC 1/SC 27

Why it’s not appropriate to ask for a copy of the identity card by default and systematically before you respond to a #GDPR data access request?

The EDPB guidelines on the data subject’s rights of access contain 60 pages of very useful instructions. This article is not elaborating all of it, but only highlights the topics relative to the use of ID card photocopies, as there has been a recent case at the Belgian Data Protection Authority strongly referring to the data access request guidelines by the European Data Protection board (EDPB).

Background

In a recent publication of a case (DOS-2020-05314), the Belgian Data protection Authority decided to classify the complaint itself without any consequences, but they explicitly confirmed that the use of a photocopy of the ID card is a very bad idea in general.

A very clear reminder that you shall not systematically request a copy of the identity card

In the motivation of the case it sets a very clear reminder that it’s considered illegal to systematically request for a copy of an identity card as a condition to respond to a GDPR data access request, in accordance with the EDPB (European Data Protection Board) guidelines on the right to access.

Why is a copy of an ID card a bad idea?

The copy of the ID card contains a lot of sensitive data like your national number, that can be abused to harm you, by stealing your identity.
Using your identity data, people can open bank accounts and credits, steal your many, empty your existing bank account, … so the impact is very personal, very real and very high when your identity is stolen.

EDPB guidelines Guidelines 01/2022 on data subject rights – Right of access

The highlights

The EDPB explains in the executive overview of their guidelines that “The right of access of data subjects is enshrined in Arti. 8 of the EU Charter of Fundamental Rights. It has been a part of the European data protection legal framework since its beginning and is now further developed by more specified and precise rules in Art. 15 GDPR.“

“There are no specific requirements on the format of a request. The controller should provide appropriate and user-friendly communication channels that can easily be used by the data subject.”

“The request for additional information must be proportionate to the type of data processed, the damage that could occur etc. in order to avoid excessive data collection.”

Do not excessively demand for personal data when validation of access request

In the guidelines, the EDPB says:

“65. /../ In general, the fact that the controller may request additional information to assess the data subject’s identity cannot lead to excessive demands and to the collection of personal data which are not relevant or necessary to strengthen the link between the individual and the personal data requested.”

Copy of ID card should generally not be considered an appropriate way of authentication

EDPB guideline:

“74. Taking into account the fact, that many organisations (e.g. hotels, banks, car rentals) request copies of
their clients’ ID card, it should generally not be considered an appropriate way of authentication.

Alternatively, the controller may implement a quick and effective security measure to identify a data subject who has been previously authenticated by the controller, e.g. via e-mail or text message containing confirmation links, security questions or confirmation codes.”

Information on the ID that is not necessary for confirming the identity should be hidden

EDPB guidine 75:
“In any case, information on the ID that is not necessary for confirming the identity of the data subject,
such as the access and serial-number, nationality, size, eye colour, photo and machine-readable zone,
may be blackened or hidden by the data subject before submitting it to the controller, except where
national legislation requires a full unredacted copy of the identity card (see para. 77 below).

Generally, the date of issue or expiry date, the issuing authority and the full name matching with the online
account are sufficient for the controller to verify the identity, always provided that the authenticity of
the copy and the relation to the applicant are ensured. Additional information such as the birth date
of the data subject may only be required in case the risk of mistaken identity persists, if the controller
is able to compare it with the information it already processes.“

Inform about data minimization and apply it.

EDPB guideline 76.

“To follow the principle of data minimisation

the controller should inform the data subject about the information that is not needed and

about the possibility to blacken or hide those parts of the ID document.

In such a case, if the data subject does not know how or is not able to blacken such information, it is good practice for the controller to blacken it upon receipt of the document, if this is possible for the controller, taking into account the means available to the controller in the given circumstances.”

Making the information available in a commonly used electronic form

Following EDPB guideline, paragraph 32, the controller must provide the answer in a commonly used electronic form.

“the event of a request by electronic form means, information shall be provided by electronic means
where possible and unless otherwise requested by the data subject (see Art. 12(3)). Art. 15(3), third
sentence, complements this requirement in the context of access requests by stating, that the
controller is in addition obliged to provide the answer in a commonly used electronic form, unless
otherwise requested by the data subject. Art. 15(3) presupposes, that for controllers who are able to
receive electronic requests it will be possible to provide the reply to the request in a commonly used
electronic form (e.g. in PDF). This provision refers to all the information that needs to be provided in
accordance with Art. 15(1) and (2). Therefore, if the data subject submits the request for access by
electronic means, all information must be provided in a commonly used electronic form.”

Some practical data protection life hacks

Protecting your identity card

• keep your ID card in your pocket or wallet as much as possible.
• do NOT hand over your identity card to any party, unless it’s a legal authority (police, … )
• Quickly showing your ID card for validation is fine, but resist to the requests to get a copy of your card.
• prepare to have a masked paper copy of your ID card,
  • make sure to hide all the irrelevant, sensitive information yourself
  • keep a paper copy in your wallet
• Prepare a masked digital photo copy of your ID card, yourself.
• mask all all the irrelevant, sensitive information on your identity card, do it yourself
  • eg, use tippex to wipe out info, but you can simply scratch tippex when an official authority needs to validate your sensitive information)
  • ‘accidental’ copies will still mask your data, and you can detect if an unauthorized party scratches your ID card

From a corporate perspective

• Do not request copies of identity cards by default, there are many more practical means to verify identity in a secure way
• Only authenticate ID cards, when there are no other options.
• use electronic authentication without disclosure of sensitive data
• use an alternative means of authentication, there are many ways to do this securely
• do not keep a copy of any identity card, there are virtually NO reasons to keep a copy, quick validation is mostly enough
• delete any copy of identity cards as soon as possible…

Reference information:

• (In French) – Claim at Belgian Data protection authority – case DOS-2020-05314: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/zonder-gevolg-nr.-40-2022.pdf
• EPDB Guidelines 01/2022 on data subject rights – Right of access, Version 1.0, Adopted on 18 January 2022 §§ 74-78. Available at: https://edpb.europa.eu/system/files/2022-01/edpb_guidelines_012022_right-of-access_0.pdf

Cadeautje! #MinistryofPrivacy Magazine n°3 – data brokers kweken nog steeds ongemerkt uw persoonlijke data

Afgelopen week werd het 3e nummer van het #MinistryofPrivacy gepubliceerd.

De nieuwe editie pakt opnieuw uit met interessante bijdragen van Ruben De Smet (met co-auteurs Thibaut Vandervelden, Kris Steenhaut en An Braeken), Koen Vervloesem, Arthur Zeeuw, Olivier Sustronck, Arno Jansen, Liesbet Demasure en mezelf.

In totaal 36 pagina’s artikels met volgende onderwerpen:

• Voorwoord door Matthias Dobbelaere-Welvaert
• End-to-end encryptie is niet het einde – Ruben De Smet
• De Tandeloze Identiteit – Arthur Zeeuw
• Hoe GDPR-conform is ‘The Squid Game’? – Olivier Sustronck
• Voorstelling board member: Redona Ukshinaj
• Pegasus in Europa. Een blijver? – Arno Jansen
• Kort privacynieuws
• GDPR killed the direct-marketing star- Peter Geelen
• “Datamacht en tegenkracht” – Koen Vervloesem
• Voorstelling board member: William Leemans
• 2022, het jaar van cybersecurity. Niet? – Liesbet Demasure

Het magazine sluit af met een echte gloednieuwe cartoon van privacymakker Lectrr!

Leden kunnen het 3e nummer van het #MinistryofPrivacy lezen en ook downloaden.

Mijn artikel mag ik je alvast cadeau doen… download link onderaan dit artikel.

Korte samenvatting van m’n artikel

• Bedrijfsdata, persoonlijke data of niet-persoonlijke data?
• Wat is direct marketing?
• Wat zijn data brokers?
• Wat is het nadeel van het gebruik van onpersoonlijke bedrijfsdata voor data brokers?
• Wat wordt er eigenlijk verwacht van een verwerkingsverantwoordelijke als ze persoonlijke data verzamelen?
• En wat doen data brokers en direct marketing bedrijven in de praktijk?
• Waarom is dat belangrijk voor jou?
• Nog even wat praktische bedenkingen…
• Wat kan (of moet) je nu zelf aan doen om misbruik tegen te gaan?

Referenties

• Gegevensbeschermingsautoriteit over Direct Marketing: https://gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/thema-s/marketing/wat-is-direct-marketing
• Privacy tools op de Ministry of Privacy website
• GBA Dossier 04/2021: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/handel-in-persoonsgegevens-de-gba-bestraft-het-aanbieden-van-roze-dozen
• https://www.vrt.be/vrtnws/nl/2021/09/17/meer-bieden-dan-de-werkelijke-waarde-van-een-woning-dat-beteken/

Meer info over misbruik van KBO data voor direct marketing

Hoe zit dat met data brokers, direct marketing en KBO? Is dat legaal? En is dat nu GDPR of niet? Hoe aanpakken?

Download van m’n Ministry of Privacy artikel

Je kan m’n artikel alvast hier downloaden in PDF formaat om ‘t offline te lezen:

Click to access mopmag_nr3_petergeelen.pdf

MoP Magazine nr 3 – Artikel Peter Geelen

MOPMAG_nr3_PETERGEELENDownload

‘t QVAX data retentie fabeltje: alle gegevens zijn gewist. Echt niet.

Als Belg kent u ongetwijfeld QVAX, het kaduke wachtlijst platform dat in het leven geroepen is om het dagelijks overschot aan anti-corona vaccinaties op te lossen…

Bij de lancering ging het al stevig de mist in doordat het slecht ontworpen vertragings-mechanisme de overbelasting alleen maar erger maakte.

Het was bovendien met een Adblocker / cookie-blocker ook nog makkelijk te omzeilen ook…

Er zijn nog 250.000 wachtenden voor U,… nee 300.000…. of 400.00.

Nu hebben ze midden in de 5e Corona pandemie golf voor het booster vaccin QVAX opnieuw geactiveerd.

Als je jezelf wil aanmelden krijg je meteen een melding, ik citeer

“Als u QVAX als hebt gebruikt tijden de eerste vaccinatiecampagne, moet u weten dat alle gegevens zijn gewist. Uw QVAX Account bestaat niet meer en u zult een nieuwe moeten aanmaken.

Wees heel voorzichtig het het invullen van de juiste informatie. Maak vooral geen tikfouten in het e-mailadres (pas op voor de automatische correctie op een smartphone) en onthoud uw wachtwoord goed.”

en ook

“Let op! Als u QVAX al hebt gebruikt tijdens de eerste vaccinatiecampagne en u wilt uw account opnieuw activeren, weet dan dat dit niet mogelijk is! Alle bestaande accounts zijn verwijderd en u moet dus een nieuwe account aanmaken”

https://www.qvax.be/login

Dus dan denk je… ik maak dus een nieuwe account aan.

Dan krijg je dus deze foutmelding

“Reeds bestaand account voor dit identificatienummer (INSZ)”

Dan probeer je in te loggen, … met een password manager, …

Blijkt de login niet te werken. Dan maar even zelf proberen… Zonder success.

Dus dan maar een reset.

Met het oude passwoord, van de password manager.

DAT heeft ie dus OOK nog onthouden.

Dus, als je TOCH nog QVAX wil gebruiken om sneller aan je booster te geraken, beste jongeling, … probeer eerst in te loggen via https://www.qvax.be/login.
Als dat niet werkt, doe een password reset via https://www.qvax.be/password.

Want je gegevens zitten nog in het systeem… en voor hoelang, dat zoek je zelf maar uit.
Zolang de pandemie duurt… als we nog een serie corona golven krijgen… + 5 dagen na het einde van de laatste golf.
“Als algemene regel geldt dat de verwerkingsverantwoordelijken de persoonsgegevens niet langer
bewaren dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zullen worden
gebruikt en in overeenstemming met de wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften.
Wij bewaren uw gegevens tot maximum 5 dagen vanaf de dag na de bekendmaking van het
koninklijk besluit dat het einde van de epidemie ten gevolge van het COVID-19 coronavirus
aankondigt.”

Dat is wat hun Privacybeleid tenminste zegt.
Het is alvast korter bij de waarheid dat ze je gegevens niet wissen.

Note-to-self: KopieID (to blur your ID card fotocopy)

Source:

• Netherlands: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs
• Belgium: https://kopieid.be/nl/

As explained here (in Dutch) and here (Dutch), it’s a terrible ID (sorry, idea), to copy your identity card and hand over the unprotected copy to someone….

Therefore it’s highly interesting to protect the photocopy against abuse, in the ultimate case you need a photocopy of your identity card…

KopieID NL

In the Netherlands the government has provided an app for your mobile phone, to take a photo of your ID and then blur the redundant information and to add a remark / watermark to indicate the purpose limitation.

Check it out here:

They also provide an interesting video explanation:

KopieID BE

In Belgium, there is a website (without app) that does the same, see here:

References

Source articles:

• (Dutch) https://www.linkedin.com/pulse/denk-2-keer-na-voor-je-een-fotokopie-laat-maken-van-peter-geelen-/
• (Dutch) https://www.linkedin.com/pulse/wat-dan-het-probleem-met-een-kopie-van-je-eid-extract-peter-geelen-/

Reference material from the articles:

• Ministry of Privacy Magazine: https://ministryofprivacy.eu/wat-we-doen/magazine-ministry-privacy/
• (LinkedIN) Het gebruik van uw identiteitskaart als waarborg?
• (GBA BE) Aanbeveling uit eigen beweging over het nemen van een kopie van de identiteitskaart en over het gebruik en de elektronische lezing ervan (CO-AR-2010-008)
• Dossier eID : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/thema-s/elektronische-identiteitskaart-eid
• Zoek Overige eID topics: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/zoeken?q=eid
• [GBA BE] Welke wetgeving is van toepassing?: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/eid

Picture credits: Image by mohamed Hassan from Pixabay 

Image source: https://pixabay.com/illustrations/hack-fraud-card-code-computer-3671982/

Note-to-Self: workaround for bcc (blind copy) of meeting requests in Outlook

---

This article has also been posted on Microsoft Wiki, feel free to add suggestions and extra information.

Outlook Quick Tip: workaround for bcc (blind copy) of meeting requests

Issue

For meeting requests in Microsoft Outlook, the program does not have a bcc (aka Blind copy) option to add participants to a meeting, without publishing all personal data (mail addresses) to the other participants. 

Microsoft is aware of the issue, but hasn’t fixed the option yet.

Still you can request to have this option or request this function in Outlook, via Windows Feedback hub (hit the W10 Windows button, and type feedback) of via Microsoft Tech Community or Microsoft Q&A.

Visibility of participants to other participants

When you add participants to the “Required” or “Optional” section, they can see each others mail addresses. For smaller groups of people, that probably know each other, it’s not a big thing.

But for public events, this might be an issue. And certainly for large groups of participants, this is an overload of information.

And additionally, it might be considered as an inconvenience (or even a data breach) to publish data of other participants in a large group.

Limiting visibility to other participants

For matters of data protection it would be very handy to send the invite to the participants without exposing too much data.

Work around

As the bcc: option is missing, you can add people to the “Resources” option.

Steps

Create a new meeting request.

In the meeting options select, the “Required” or “Optional” button.

Then in the resources option, add the contacts or mail addresses of the participants.

Then add the required information to the invite, including online meeting options (Teams, …) and send the mail.

Alternative option : using iCAL file option via mail

Another option is

1.  to create an meeting in your agenda,
2. add the required meeting details (including teams invite)
3. Save the meeting as iCAL file
4. Create a mail,
   1. add the iCAL file
   2. add the the participants in bbc

References

More information can be found in these articles:

Resource option

Reddit

•  https://www.reddit.com/r/Office365/comments/khfi0a/meeting_invites_in_outlook_dont_have_a_bcc_field/

iCAL Option

Slipstick

• https://www.slipstick.com/outlook/calendar/to-cc-or-bcc-a-meeting-request/

RocketIT

• https://rocketit.com/sending-emails-to-large-groups

---

Whatsapp security dichttimmeren: stap voor stap (NL)

English version here: https://identityunderground.wordpress.com/2021/06/07/whatsapp-security-lockdown-step-by-step/

Gebruik je WhatsApp, of overweeg je om het te gebruiken (of ben je uitgenodigd door contacten)?

Dan kan de onderstaande checklist je stap-per-stap in detail uitleggen om

• te evalueren of het de moeite waard is om WhatsApp te gebruiken, en
• de beveiliging van je WhatsApp dicht te timmeren, om zo veilig mogelijk te blijven als je Whatsapp wil gebruiken.

Download dit article

At the end of this article, you can also find the download link for an offline version of this article.

Als je echt om privacy geeft en het is van het grootste belang…

Zoals hieronder uitgelegd, kun je WhatsApp zeker beveiligen, maar ze hebben nog steeds je gegevens en metadata en ze definiëren de regels waarmee WhatsApp de show uitvoert. En dat kan veranderen, wanneer ze maar willen.

En je moet weten dat WhatsApp eigendom is van en wordt beheerd door Facebook. En Facebook heeft al bewezen dat ze een echt slechte reputatie hebben als het gaat om privacy …

Als je echt niet wilt toegeven qua privacy, kijk dan eens naar alternatieven die niet zijn gebouwd door bedrijven die geld verdienen met je persoonlijke gegevens… (zie einde van dit artikel).

Het is aan jou om te beslissen welk risico je wilt nemen. Als je het gebruik van WhatsApp en je privacy wilt afwegen tegen de best mogelijke beveiliging, lees dan verder.

Als je om privacy geeft en toch Whatsapp wilt gebruiken

End-to-end encryptie

Het goede nieuws is dat WhatsApp een end-to-end encryptie gebruikt.

En hoewel Facebook of andere partijen mogelijk niet meeluisteren met uw gesprekken, kunnen de contactgegevens, de metagegevens (de gegevens over uw gesprekken) worden onderschept en eigendom zijn van / worden beheerd door Facebook / WhatsApp.

Verder is het belangrijk om te weten dat encryptie NIET van toepassing is op de WhatsApp back-ups.

Zoals hieronder wordt uitgelegd, kunt u dus overwegen whatsApp-back-up uit te schakelen om uw gegevens te beschermen.

En als je er toch voor wilt kiezen om WhatsApp te gebruiken, kun je de privacy en beveiliging in alle lagen van de applicatie beter vergrendelen.

Algemene beveiligingsregels

Minimaliseer uw gegevens

Over het algemeen is het altijd slim om uw gegevens in de applicatie te minimaliseren.

• Geef geen persoonsgegevens weg
• houd uw profielgegevens tot het minimum dat nodig is

Ga naar het WhatsApp status tabblad (rechts naast chats)

en klik vervolgens op “Instellingen” (Settings)

Ook, heel belangrijk, beperk het delen van persoonlijke gegevens, er is een specifieke set opties in het gedeelte Privacy.

• uw profiel alleen delen met vertrouwde contactpersonen
• De publicatie van
  • “laatst gezien” tijdstempel
  • profielfoto
  • status
  • groepen
  • live locatie
  • …

Stel voor elk van deze opties de juiste keuze in om delen uit te schakelen.

Kies “Alleen delen met…” (Only Share with…) > geen contactpersonen selecteren (of enkel een beperkte set vertrouwde contactpersonen)

Resultaat

Zorg er ook voor dat u het “Vingerafdrukslot” (Fingerprint lock) inschakelt, indien beschikbaar op uw smartphone.

Koperstip: voor de volgende smartphoneaankoop moet u rekening houden met de beschikbaarheid van een vingerafdrukscanner op uw telefoon.

Houd de app up-to-date

Werk uw apps continu bij, incl. WhatsApp, naar de nieuwste versie, om ervoor te zorgen dat alle beveiligingsfouten of beveiligingsproblemen meteen worden opgelost.

De meeste beveiligingsinbreuken of hacks richten zich specifiek op verouderde software.

Hoe u uw WhatsApp-beveiliging kunt vergrendelen, de controlelijst

Zonder beveiligingsconfiguratie is het vrij eenvoudig om een WhatsApp-account te kapen, omdat de eerste registratie alleen is gebaseerd op mobiele nummerregistratie en / of sms (kort bericht).

Dit maakt de eerste WhatsApp-gebruiker extreem gevoelig voor accountovername. Wees niet het volgende slachtoffer en vergrendel WhatsApp vanaf het eerste gebruik.

Whatsapp tweestapsverificatie (2FA) of multifactorauthenticatie (MFA) inschakelen

Allereerst moet je MFA inschakelen, het is een must.

Wanneer je 2FA / MFA inschakelt op de WhatsApp-instellingen, voorkom je dat iemand anders gewoon je telefoonnummer of WhatsApp-account kan overnemen.

Gebruik de sterke authenticatie van je telefoon

E-mailadres registreren voor je account

Een pincode instellen

Houd er rekening mee dat de pincode in WhatsApp geen inlogmethode is, maar een herstel- / herinstallatiefunctie.

Meer info: https://faq.whatsapp.com/android/security-and-privacy/adding-a-password/?lang=en

Maar u kunt de smartphonebeveiliging gebruiken om toegang tot toepassingen in te schakelen.

Het wordt sterk aangeraden om 2FA of MFA (multifactorauthenticatie, zoals uitgelegd in eerdere paragrafen) in te schakelen.

Whatsapp-tweestaps- of multifactorauthenticatie inschakelen

Gebruik telefoon sterke authenticatie

Vingerafdruk

Binnen de privacy-instellingen vindt u de optie “Vingerafdrukvergrendeling” (als uw smartphone de vingerafdrukscanner aan boord heeft).

Ga naar Instellingen > Account > Privacy om de vingerafdrukvergrendeling in te schakelen

Selecteer vervolgens de laatste optie (Vingerafdrukvergrendeling)

In dit vingerafdrukvergrendelingsmenu kunt u de ontgrendeling inschakelen en de time-outperiode kiezen. Hou het kort.

(Misschien is “meteen”/”immediately” een beetje lastig, zet ‘m dan op 1 minuut bijvoorbeeld…)

De beveiligingsmeldingen inschakelen

In de account settings

er is een beveiligingsoptie

Zorg ervoor dat u de optie “Beveiligingsmeldingen weergeven” inschakelt.

Dit zorgt ervoor dat u meldingen ontvangt wanneer de beveiligingscode van uw contacten verandert.

De privacy-instellingen vergrendelen

Verwijder overbodige persoonsgegevens uit uw profiel

Er is niet veel informatie die u zelf aan uw profiel kunt toevoegen.

Houd het tot het strikte minimum, en ik stel ook voor om geen persoonlijke foto toe te voegen, maar eerder een algemene foto.

Schakel in de privacyinstellingen alle publicatie van uw profielgegevens uit.

Locatietracking stoppen

Een belangrijke optie in de vorige lijst is ook het uitschakelen van locatietracking (“Live locatie”).

Back-up uitschakelen

Hoewel WhatsApp end-to-end-codering gebruikt voor zijn berichten, wordt de codering niet gehandhaafd wanneer de gegevens in de back-up worden opgeslagen

Als u zich echt zorgen maakt over privacy en beveiliging, schakelt u de back-up uit.

Trouwens, als u het verlopen van het bericht activeert, is de back-up toch overbodig…

Select de “Chats” optie

Kies in de chatoptie de optie “Chat back-up”

In de Google drive settings (tenminste voor Android devices), selecteer “Backup to Google Drive” en selecteer dan “Nooit/Never”.

Berichtvervaltijd inschakelen (berichten verdwijnen)

Als u het verlopen van berichten wilt inschakelen, moet u dit instellen op accountniveau van uw contactpersoon of op groepsniveau

Er is geen algemene beveiligingsinstelling en u kunt deze ook niet instellen op berichtniveau.

Waarschuwing

Houd er rekening mee dat het verdwijnen van berichten in WhatsApp enkele problemen kan hebben: https://www.androidauthority.com/whatsapp-disappearing-messages-feature-1173692/

Op contactniveau

Berichtvervaltijd op groepsniveau inschakelen

You can set the same options on group level too.

It’s highly suggested to enable these group options, and make sure information is not kept longer as needed.

Andere operationele beveiligingstaken

Verouderde leden uit groepen verwijderen

Het is heel belangrijk om groepen die u beheert te bewaken en overbodige leden zo snel mogelijk te verwijderen.

Zo voorkom je dat er gegevens ‘lekken’ naar deelnemers die die informatie niet nodig hebben.

Groepen verlaten die u niet meer gebruikt

Controleer groepen waarvan u lid bent en sluit deze groepen af/afsluit deze groepen als u ze niet meer nodig hebt, als u geen informatie meer wilt delen of als u niet wilt dat leden uw informatie/berichten zien.

Zo voorkomt u dat u gegevens ‘lekt’ naar deelnemers om u te zien of te volgen.

Verzoek om toegang tot gegevens

Als je de informatie wilt controleren die WhatsApp over je weet, kun je een kopie van die infromation aanvragen

Ga naar je accountinstellingen

En klik vervolgens op de optie “Informatie aanvragen”

Overweeg om andere tools te gebruiken, enkele alternatieven

Source:

• https://www.makeuseof.com/tag/forget-whatsapp-6-secure-communication-apps-youve-probably-never-heard/

Als je echt niet wilt toegeven aan privacy, kijk dan eens naar alternatieven die niet zijn gebouwd door bedrijven die geld verdienen met je persoonlijke gegevens…

• Signal (free) (https://signal.org/)
• Threema (which has versions… check https://threema.ch/en)

Referenties

Whatsapp

• WhatsApp Security: https://www.whatsapp.com/security/
• About end-to-end encryption: https://faq.whatsapp.com/general/security-and-privacy/end-to-end-encryption/?lang=en
• https://www.whatsapp.com/safety
• WhatsApp Encryption Overview: http://www.cdn.whatsapp.net/security/WhatsApp-Security-Whitepaper.pdf
• WhatsApp Stolen Accounts: https://faq.whatsapp.com/general/account-and-profile/stolen-accounts/?lang=en

Jezelf beschermen tegen WhatsApp-hacks

• https://www.csa.gov.sg/singcert/advisories/ad-2020-007

Uw gestolen account herstellen

• https://www.thequint.com/tech-and-auto/tech-news/whatsapp-account-hacked-here-is-how-you-can-recover
• https://indianexpress.com/article/technology/social/whatsapp-account-stolen-hacked-how-to-recover-6470640/

Andere bronnen – aanvullende referenties die je kan raadplegen

• https://www.theverge.com/2020/1/23/21068815/whatsapp-two-factor-authentication-how-to-security-privacy-hacking-pin-backup
• https://learn.tibcert.org/knowledge-base/best-practices-to-make-whatsapp-more-secure-and-private/
• https://www.wired.co.uk/article/whatsapp-privacy-security-settings
• https://www.forbes.com/sites/zakdoffman/2020/11/29/stop-using-dangerous-whatsapp-settings-on-apple-iphone-and-google-android/
• https://www.howtogeek.com/658977/how-to-secure-your-whatsapp-account/
• 8 Tips to Make WhatsApp More Secure and Private: https://www.makeuseof.com/tag/whatsapp-secure-tips/

Download

Dit artikel in het Nederlands kan je in PDF downloaden via deze link:

https://identityunderground.files.wordpress.com/2021/06/whatsapp-security-lockdown-step-by-step-nl-v1.pdf